KVKK aydınlatma metni: kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bilgilendirme

Kişisel verileriniz, KVKK kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Bi Ara Taşın Nakliyat tarafından işlenir. Veri sorumlusunun ticaret unvanı ve MERSİS numarası sayfa altındaki künyede yer alır.

Bu metin; web sitemizi ziyaret eden, bizden keşif veya teklif isteyen, taşıma sözleşmesi kuran ya da taşıma günü adreste bulunan kişileri kapsar. Bir şirket adına ofis taşıması için bizimle görüşen çalışanların verileri de aynı çerçevede işlenir. Genel sorularınız için iletişim sayfasındaki kanalları kullanabilirsiniz; KVKK kapsamındaki talepler için aşağıdaki başvuru bölümünü izlemeniz, talebinizin kayda geçmesi ve süresinde cevaplanması bakımından daha sağlıklıdır.

Bir taşınmayı planlamak için gereken bilgi, çoğu kişinin tahmininden fazladır. Asansörsüz dördüncü kattaki bir daireyle site içindeki bir villayı aynı ekip ve araçla taşıyamayız; bu yüzden adres ve bina bilgisini ayrıntılı isteriz. Buna karşın işimize yaramayacak veriyi toplamamaya çalışırız. İşlediğimiz veri kategorileri şunlardır:

• Kimlik bilgileri: ad ve soyad; sözleşme ve fatura düzenlenirken T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası.
• İletişim bilgileri: telefon numarası, e-posta adresi, WhatsApp üzerinden yazıştığınız numara ve fatura adresi.
• Adres ve taşınma bilgileri: çıkış ve varış adresi, kat, asansör durumu, bina girişi ve park imkânı, planlanan taşınma tarihi, site yönetimi ile ilgili notlar.
• Eşya, envanter ve fotoğraf: eşya listesi, keşifte veya görüntülü görüşmede alınan notlar, bize gönderdiğiniz oda ve eşya fotoğrafları, teslim tutanağı ve hasar kaydına eklenen görüntüler.
• Müşteri işlem bilgileri: teklif, sözleşme, ödeme kaydı, fatura, iptal veya erteleme talebi, hasar bildirimi ve bunlara ilişkin yazışmalar.
• İşlem güvenliği bilgileri: teklif formunun gönderildiği tarih ve saat, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve formun kötüye kullanımını önlemeye yönelik teknik kayıtlar.
• Pazarlama ve ölçüm verileri: yalnız çerez panelinde izin verdiyseniz, ziyaret istatistiği ve reklam ölçümü için kullanılan çerez kimlikleri ve sayfa etkileşimleri.

Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, inanç, biyometrik veri gibi) işlemeyi amaçlamayız. Fotoğraf gönderirken karede kimlik belgesi, sağlık raporu, aile fotoğrafı veya kişi görünmemesine dikkat etmenizi rica ederiz; böyle bir görüntü yanlışlıkla bize ulaşırsa taşıma planı için gerekli olmayan kısmı kullanmayız ve silinmesini sağlarız.

Verilerinizi işleme amacımız, taşınmanızı teklif aşamasından teslim tutanağına kadar yürütebilmektir. Somut olarak:

• keşif randevusu oluşturmak, yerinde veya görüntülü keşfi yapmak ve kalem kalem yazılı teklif hazırlamak,
• taşıma sözleşmesini kurmak, taşınma gününü, ekip sayısını, araç ve mobil asansör ihtiyacını planlamak,
• taşınma günü adreslerde ekiple koordinasyon sağlamak, gecikme veya değişiklikleri size bildirmek,
• fatura düzenlemek, ödemeleri takip etmek ve muhasebe kayıtlarını tutmak,
• sigorta kapsamını belirlemek, hasar bildirimini almak, sigorta şirketi ve eksper sürecini yürütmek,
• şikâyet, talep ve uyuşmazlıkları çözmek; gerektiğinde hukuki haklarımızı kullanmak ve korumak,
• yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının mevzuata dayanan bilgi taleplerini karşılamak,
• teklif formunu spam ve otomatik gönderimlere karşı korumak, web sitesinin güvenliğini sağlamak,
• rıza vermeniz hâlinde, sitenin hangi sayfalarının okunduğunu ve reklamlardan gelen taleplerin sayısını ölçmek.

Verilerinizi bu amaçlarla bağdaşmayan bir işte kullanmayız ve üçüncü kişilere satmayız.

KVKK’nın 5. maddesinin birinci fıkrası kişisel verilerin kural olarak açık rızayla işlenebileceğini söyler; ikinci fıkrası ise açık rıza aranmayan hâlleri sayar. Taşıma hizmetinin büyük kısmı bu ikinci fıkradaki sebeplere dayanır. Açık rızaya yalnız gerçekten isteğe bağlı olan işlemlerde başvururuz; böylece rızanızı vermeseniz de keşif, teklif ve taşıma hizmetinden yararlanabilirsiniz.

Açık rızanızı çerez panelindeki tercihi değiştirerek dilediğiniz an geri alabilirsiniz. Geri alma, o tarihe kadar rızaya dayanarak yapılmış işlemleri geçersiz kılmaz; ileriye dönük sonuç doğurur.

Verilerin çoğunu doğrudan sizden alırız. Bir müşteri önce WhatsApp’tan salonun fotoğrafını gönderir, ardından telefonla tarih konuşur, keşiften sonra teklifi e-postayla alır; aynı taşınma için dört farklı kanaldan bilgi gelmiş olur. Bu kanalların tamamı otomatik olmayan ya da kısmen otomatik yollardır:

• Web sitesindeki teklif formu: doldurduğunuz alanlar ve formun gönderimine ait güvenlik kayıtları.
• Telefon görüşmeleri: görüşme sırasında ekibimizin aldığı notlar. Görüşmeleri ses kaydına almayız.
• WhatsApp yazışmaları: gönderdiğiniz mesaj, fotoğraf, konum ve belgeler.
• E-posta: yazışmalar ve ekleri.
• Yerinde veya görüntülü keşif: ölçüler, eşya listesi, bina ve erişim notları, izninizle alınan fotoğraflar.
• Taşınma günü ve sonrası: teslim tutanağı, hasar bildirimi, ödeme ve fatura kayıtları.
• Çerezler ve benzeri teknolojiler: web sitesinde zorunlu kayıtlar ile rızanıza bağlı ölçüm çerezleri. Ayrıntılar çerez politikasında.

Bir şirket, site yönetimi veya yakınınız sizin adınıza taşıma talebinde bulunduysa verileriniz bu kişiler aracılığıyla bize ulaşabilir. Bu durumda bilgiyi ileten kişiden, sizi bu metinden haberdar etmesini bekleriz.

Verilerinizi yalnız hizmetin gerektirdiği ölçüde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerindeki şartlara uygun olarak paylaşırız. Her alıcıya işini görmesine yetecek kadar bilgi verilir; örneğin hasar dosyası için eksperin fatura geçmişinize ihtiyacı yoktur.

WhatsApp üzerinden yazışmayı seçtiğinizde mesajlar bu hizmeti sunan şirketin altyapısından geçer ve o şirketin kendi gizlilik koşulları da uygulanır.

E-posta, bulut depolama, mesajlaşma ve web ölçüm hizmeti aldığımız bazı sağlayıcıların sunucuları Türkiye dışında bulunabilir. Bu hizmetleri kullandığımızda verileriniz teknik olarak yurt dışına aktarılmış sayılır.

KVKK’nın yurt dışına aktarımı düzenleyen 9. maddesi 2024 yılında yapılan değişiklikle yeniden düzenlenmiştir. Buna göre aktarım; 5. veya 6. maddedeki işleme şartlarından birinin varlığına ek olarak aktarımın yapılacağı ülke hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterlilik kararına, yeterlilik kararı yoksa Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme gibi kanunda sayılan uygun güvencelerden birine dayanabilir. Bunların hiçbiri mümkün değilse kanunda sınırlı olarak sayılan ve arızi nitelikteki hâllerden birine, örneğin olası riskler hakkında bilgilendirilmiş olmanız şartıyla açık rızanıza dayanılabilir. Hangi aktarımın hangi şarta dayandığını sağlayıcı bazında belirler ve talep etmeniz hâlinde size bildiririz. Güncel düzenlemeyi Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun yayımladığı metinlerden takip edebilirsiniz.

Her kaydı, işlenme amacı için gereken ve mevzuatın öngördüğü süre kadar saklarız. Aynı veri birden fazla amaca hizmet ediyorsa en uzun süre esas alınır; örneğin hasar fotoğrafı hem teslim kaydının hem de sigorta dosyasının parçasıdır.

Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya kimseyle ilişkilendirilemeyecek biçimde anonim hâle getirilir. Devam eden bir uyuşmazlık, soruşturma veya resmî talep varsa ilgili kayıtlar bu süreç tamamlanana kadar saklanabilir.

Teklif, iletişim ve kariyer formlarından gelen her gönderim, sitenin barındırıldığı sunucuda web üzerinden erişime kapalı bir klasörde ayrı bir dosya olarak tutulur. Dosya adı gönderim zamanı ile tahmin edilemeyen rastgele bir koddan oluşur; adınız veya telefon numaranız dosya adında yer almaz. Bu klasöre yalnız sunucu yönetimi yetkisine sahip kişiler erişebilir.

Formu gönderdiğinizde kaydın bir kopyası kurumsal e-posta kutumuza iletilir. İkinci bir bildirim kanalı kullanıldığında bu kanala yalnız "yeni talep geldi" bilgisi ve kayıt numarası gider; adınız, telefonunuz, adresiniz veya mesajınız bu kanala gönderilmez.

İmha, sunucuda her gün otomatik çalışan bir temizlik görevi ile yapılır. Görev, yukarıdaki tabloda yazan süreyi dolduran form kaydını, kariyer başvurusunu ve gönderim sayacını kalıcı olarak siler, hata günlüğünden süresi dolan satırları ayıklar ve kaç kaydın silindiğini tarihle birlikte bir işlem günlüğüne yazar. E-posta kutusuna düşen kopyalar da aynı sürelere göre silinir. Sözleşmeye dönüşen bir talebin bilgileri sözleşme dosyasına geçer ve o dosyanın saklama süresine tabi olur.

Süresi dolmadan silinmesini istediğiniz bir kayıt varsa aşağıdaki başvuru yolunu kullanabilirsiniz. Kanunen saklamamız gereken bir belgeye bağlı değilse kaydı en geç 30 gün içinde siler ve size yazılı olarak bildiririz.

Kişisel verisi işlenen herkes, KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

1. kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

Silme talebinde bir sınır olduğunu baştan belirtelim. Fatura veya imzalı sözleşme gibi kanunen saklamak zorunda olduğumuz belgeleri saklama süresi dolmadan silemeyiz; bu durumda talebinizi gerekçesiyle cevaplar, belgeyi yalnız saklama amacıyla tutarız.

Haklarınızı kullanmak için başvurunuzu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de sayılan yollardan biriyle iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak: ıslak imzalı dilekçenizi elden teslim ederek veya posta ya da noter aracılığıyla Namık Kemal Mah. Namık Kemal Cd. No:35/B, 16240 Osmangazi/Bursa adresine göndererek.
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile: KEP adresinizden, veri sorumlusunun sayfa altındaki künyede yer alan KEP adresine göndererek.
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile: bu yöntemlerden biriyle imzaladığınız başvuru dosyasını info@biaratasin.com.tr adresine ileterek.
• Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden: daha önce bize bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden info@biaratasin.com.tr adresine yazarak. Kayıtlarımızda olmayan bir adresten gelen başvuruda kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz.

Başvuruda adınız, soyadınız ve yazılı başvurularda imzanız; T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası veya varsa kimlik numarası); tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz; varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talebinizin konusu bulunmalıdır. Talebinizle ilgili belgeleri başvuruya ekleyebilirsiniz.

Başvurunuzu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuz reddedilir, verilen cevabı yetersiz bulursanız veya süresinde cevap verilmezse KVKK’nın 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Taşıma hizmetine ilişkin koşullar için hizmet koşulları sayfasını inceleyebilirsiniz. Bu aydınlatma metni, veri işleme faaliyetlerimiz değiştiğinde güncellenir; en güncel hâli her zaman bu sayfadadır ve son güncelleme tarihi sayfanın başında yazar. Bir sorunuz varsa başvuru yazmadan önce 0543 113 22 26 numarasından bize ulaşarak hangi kaydınızın bizde bulunduğunu da sorabilirsiniz.