Otuz masalı bir ofisin cuma akşamı kapanıp pazartesi sabahı yeni adreste açılabilmesi için aradaki altmış küsur saatin tek tek planlanması gerekir. Konut taşımasından temel farkı da buradadır: eşyanın tek bir sahibi yoktur. İdari işler bina kurallarını, IT sunucu ve ağ düzenini, satın alma sözleşme ve sigorta evrakını, departman yöneticileri de kendi ekiplerinin ilk gün neye ihtiyaç duyacağını düşünür.
Bi Ara Taşın'da kurumsal taşıma tek muhatapla yürür. Operasyon sorumlusu keşifte kat planı üzerinden masa ve oda envanteri çıkarır; sunucu kabini, arşiv, çelik dolap ve toplantı odası ekipmanı ayrı satırlarda listelenir. Teklif ve hizmet seviyesi taslağı, satın alma biriminizin karşılaştırma yapabileceği biçimde kalem kalem hazırlanır.
Bu sayfa taşınma kararını verecek ya da süreci yönetecek idari işler, IT ve satın alma sorumluları için yazıldı.
Hangi kurumlar ve hangi ekipler için
On ila elli masalı ofisler
Muhasebe büroları, mimarlık ve mühendislik ofisleri, yazılım ekipleri ve danışmanlık firmaları çoğunlukla kira dönemi sonunda plaza ya da kat değiştirir. Bu ölçekte ayrı bir taşınma projesi yöneticisi yoktur; iş idari işler sorumlusunun ya da ofis müdürünün mevcut yükünün üzerine biner. Envanter şablonu, çalışan bilgilendirme notu ve bina yönetimi yazışmalarını biz hazırlayarak bu yükün büyük kısmını üstleniriz. Ekip büyüklüğü masa sayısına göre 4–12 kişi arasında değişir.
Departman ya da kat taşıyan büyük kurumlar
Bir departmanın aynı binada başka kata geçmesi ya da bir birimin yeni bir binaya taşınması, kurumun geri kalanı çalışmaya devam ederken yapılır. Bu işlerde taşıma genellikle dalgalar halinde ilerler: her dalganın kendi envanteri, kendi kesinti penceresi ve kendi teslim tutanağı olur. Yük asansörü rezervasyonu ve koridor koruması, çalışan trafiğiyle çakışmayacak saatlere yerleştirilir. Bu sayede bir hafta sonu tek departman taşınırken diğer katlardaki günlük iş akışı etkilenmez.
Arşivi ve belge yükü ağır işletmeler
Hukuk büroları, sağlık kuruluşlarının idari birimleri, muhasebe ve insan kaynakları departmanları için arşiv, taşımanın en hassas kalemidir. Dolap sırası, klasör numarası ve raf düzeni bozulursa yeni ofiste bir dosyayı bulmak günler alabilir. Bu işletmelerde arşivi ayrı bir iş paketi olarak ele alır, numaralı ve mühürlü kolilerle, sayım tutanağıyla taşırız. Kişisel veri içeren dosyalar için kurumunuzun yükümlülüklerini hukuk biriminizle teyit etmenizi öneririz.
Sunucu odası ve teknik ekipmanı olan ofisler
Kabine monte sunucular, depolama üniteleri, kesintisiz güç kaynağı aküleri ve ağ cihazları hem ağırdır hem de darbeye duyarlıdır. Bu ofislerde yazılım ve ağ yapılandırması IT ekibinizde ya da IT tedarikçinizde kalır; ambalaj, fiziksel taşıma ve yeni odada yerine koyma bizde olur. Rack kabinin dolu mu boş mu taşınacağına üretici bilgisine göre birlikte karar veririz. Ağır nokta yükler için çelik kasa ve sunucu dolabı taşıma yazısı ayrıntı veriyor.
Kurumsal taşınmanın altı iş paketi
-
01
Keşif ve masa-oda envanteri
Keşfe mevcut ofisin kat planıyla gelmenizi, yoksa bizim çizeceğimiz kaba bir krokiye onay vermenizi isteriz. Her oda bir kod alır, her masa o kodun altında numaralanır; envanterde çalışan adı yerine masa kodu kullanılır. Masa, dolap, sandalye, bölme paneli, yazıcı ve toplantı ekipmanı bu kodlara bağlanır. Sistem mobilyanın sökülüp sökülmeyeceği, hangi parçanın yeni ofise gitmeyeceği aynı listede işaretlenir. Yeni ofisin yerleşim planı hazırsa iki plan eşleştirilir. Son olarak iki binanın yük asansörü ölçüsü, rampa ve yükleme alanı, bina yönetiminin çalışma saatleri ve güvenlik prosedürü not edilir. Otuz masalı bir katta keşif çoğunlukla bir buçuk ile iki saat sürer; sunucu odası ve arşiv bu süreyi uzatır.
-
02
Teklif, SLA ve satın alma evrakı
Keşiften sonraki 24 saat içinde gelen teklif taşıma, demontaj ve montaj, arşiv, IT ekipmanı ambalajı, geçici depolama ve mesai dışı çalışmayı ayrı kalemler halinde gösterir. Yanında bir hizmet seviyesi (SLA) taslağı bulunur: operasyonun başlangıç ve bitiş saatleri, masaların hazır olacağı hedef saat, iletişim matrisi, hasar bildirimine 48 saat içinde dönüş ve teslim tutanağı koşulu. Teklifte bir sigorta satırı varsa türünü, limitini ve muafiyetini satın alma biriminizle birlikte okuyun. Tedarikçi kaydı için satın alma biriminizin istediği belge listesini keşiften önce gönderirseniz hangilerini sağlayabileceğimizi yazılı olarak bildiririz. Teklif 15 gün geçerlidir; onay süreciniz bunu aşacaksa teklifi onay tarihinde güncelleriz.
-
03
Etiketleme ve çalışan hazırlığı
Taşınmadan bir hafta önce her çalışana bir bilgilendirme notu ve masa koduyla etiketlenmiş kapaklı taşıma kasası ulaştırılır. Not kısadır: masa içeriği kasaya, kişisel değerli eşya ve şarj aletleri çantaya, bilgisayar ve monitör olduğu yerde kalır. Masa, dolap ve sandalyeye kat, oda ve masa kodunu taşıyan renkli etiket yapıştırılır; aynı renk yeni ofiste kat girişine asılan planda da kullanılır. Kablolar cihazından ayrılıp etiketli poşete girer ve poşet cihaza bantlanır. Ortak alanlar, mutfak ve depo için ayrı bir sorumlu belirlenir, çünkü sahipsiz alanlar taşınma gününe en hazırlıksız giren yerlerdir. Kasa sayısı masa başına bir ya da iki ile sınırlanır; fazlasına ihtiyaç duyan masa, taşınmadan önce ayıklama yapılması gerektiğini gösterir.
-
04
IT kesinti penceresi ve arşiv paketi
Kesinti penceresi IT ekibinizle birlikte belirlenir: son yedeğin alındığı saat, sistemlerin kapatılacağı saat ve yeni ofiste devreye alma için ortamın hazır olacağı saat SLA'ya yazılır. Cihazlar IT tarafından kapatılıp bağlantıları söküldükten sonra ambalaja geçeriz. Sunucu ve ağ cihazları antistatik ambalaj ve köpük dolgulu kolilerle ayrı bir araç bölümüne yüklenir, yükleme ve boşaltmada IT yetkilisi hazır bulunur. Kesintisiz güç kaynağı aküleri kabinden ayrılır, kutup başları yalıtılır ve dik konumda paketlenir. Arşivde dolap sırası korunur: her klasör grubu numaralı koliye girer, koli mühürlenir ve sayım tutanağına işlenir. Ekip dosya içeriğini açmaz. Yeni ofiste koliler aynı numara sırasıyla dolaba yerleştirilir ve sayım karşılıklı imzalanır.
-
05
Mesai dışı yükleme ve yerleşim
Yükleme çoğunlukla cuma akşamı mesai bitiminden sonra başlar ve cumartesi devam eder; çalışmanın aksamaması için gece operasyonu da planlanabilir. İki binanın güvenliği ve yönetimi ekip listesi, araç plakası ve çalışma saatleri konusunda önceden bilgilendirilir. Yük asansörü kabini ve koridorlar kaplanır. Yükleme kat ve oda sırasıyla yapılır; yeni ofiste de aynı sırayla boşaltılır ki koliler katlar arasında gidip gelmesin. Masalar yerleşim planına göre kurulur, bölme panelleri ve dolaplar sabitlenir. Çelik kasa ya da dolu arşiv dolabı gibi ağır parçalar için zeminin taşıma kapasitesini bina yönetimiyle teyit eder, yerleşimi buna göre yaparız.
-
06
Açılış kontrolü ve teslim tutanağı
Yerleşim bittiğinde operasyon sorumlusu idari işler yetkilinizle ofisi oda oda gezer. Her masanın etiket kodu yerleşim planıyla eşleştirilir, kasalar doğru masaların üzerindedir, kablolu poşetler cihazlarıyla birliktedir. Arşiv sayımı imzalanır, ambalaj atıkları binadan çıkarılır, koridor ve asansör korumaları kaldırılır. IT ekibi devreye almaya başlamadan önce sunucu odasının durumu birlikte kontrol edilir. Kontrol teslim tutanağıyla kapanır ve tutanağın bir kopyası satın alma dosyanıza eklenebilir. İstenirse pazartesi sabahı ilk saatlerde ofiste küçük bir destek ekibi bulundururuz; bu, teklifte ayrı satır olarak yer alır. Sonradan fark edilen bir hasar ya da eksik bildirimine 48 saat içinde dönüş yaparız.
Ofis taşımasına özel ekipman ve malzeme
| Kalem | Teknik özellik | Neden kullanılır |
|---|---|---|
| Kapaklı plastik taşıma kasası | İstiflenebilir, kapağı kilitlenebilir, tekrar kullanılabilir | Masa içeriği bantsız taşınır, açılış hızlanır. |
| Arşiv kolisi | Çift oluklu, 5 katmanlı, klasör ölçüsünde | Dosya sırası bozulmaz, istifte alttaki koli ezilmez. |
| Antistatik balonlu poşet | Statik yük biriktirmeyen film | Disk ve ağ kartı gibi parçaları korur. |
| Monitör ve kasa koruması | Köpük dolgulu kılıf ya da balonlu naylon ve koli | Ekran yüzeyi baskı ve darbe almaz. |
| Tekerlekli taşıma arabası | Lastik tekerlekli, düz platformlu | Koridor boyunca kaldırmadan taşıma yapılır. |
| Renk kodlu etiket seti | Kat, oda ve masa kodlu | Her parça yeni ofiste tek bakışta yerini bulur. |
| Zemin ve kasa koruyucu | Oluklu rulo karton, kapı kasası profili | Plaza koridoru ve yük asansörü kabini korunur. |
| Kapalı kasa kamyon | 35–45 m³, 7–10 ton | Orta ölçekli ofisi az seferle taşır, yük kasada kilitli kalır. |
Sistem mobilya ve bölme panellerinin sökümü ile kurulumu için ekipte montaj ustası bulunur; ayrıntı montaj ve demontaj sayfasında.
Kurumsal taşıma teklifini belirleyen değişkenler
Masa ve oda sayısı
Masa sayısı ekip büyüklüğünün ve sürenin ilk göstergesidir, ancak tek başına yeterli değildir. Aynı sayıda masası olan iki ofisten birinde her masanın yanında iki dosya dolabı, ötekinde yalnız bir sehpa bulunabilir. Bu yüzden envanteri masa bazında, masaya bağlı dolap, sandalye ve ekipmanla birlikte çıkarırız. Toplantı odaları, yönetici odaları ve ortak alanlar ayrı satır olarak hesaplanır. Ekip 4 ile 12 kişi arasında bu listeye göre belirlenir ve teklifte kişi sayısı açıkça yazılır.
Arşivin hacmi ve düzeni
Düzenli ve numaralı bir arşiv hızlı taşınır; yıllardır dokunulmamış, karışık bir depo odası ise önce sınıflandırma ister. Mühürlü koli ve sayım tutanağı istenmesi, arşivin sırasının korunması ve yeni ofiste raflara aynı sırayla dizilmesi, sıradan koli taşımasına göre daha fazla zaman alır. Taşınmadan önce saklama süresi dolmuş belgeleri ayırmanız, hem hacmi hem de maliyeti düşürür. Bu ayrımın kararını kurumunuzun hukuk ve muhasebe birimleri vermelidir, taşıma ekibi vermez. Keşifte raf metresini ölçeriz: bir metre dolu klasör rafı kabaca üç arşiv kolisine karşılık gelir ve koli sayısı buradan çıkar.
IT ve sunucu kapsamı
Masaüstü bilgisayar ve monitörlerin ambalajı standart bir iştir. Rack kabin, depolama ünitesi, kesintisiz güç kaynağı ve akü grupları ise hem ağırlık hem de hassasiyet açısından ayrı planlanır. Kabinin dolu taşınıp taşınamayacağı, aküler için ayrı ambalaj gerekip gerekmediği ve IT yetkilisinin yükleme sırasında bulunması bu kalemi etkiler. Sunucu odasının yeni ofiste farklı bir katta olması, yük asansörünün kabin ağırlığını taşıyıp taşımadığı sorusunu da beraberinde getirir. Dolu taşınan kabinde kapının ve cihaz raylarının sabitlenmesi, boş taşınanda ise sökülen her cihazın ayrı ambalajı süreyi belirler.
Mesai dışı çalışma ve takvim
İş sürekliliği için operasyonun çoğu cuma akşamı, hafta sonu ya da gece yapılır. Mesai dışı çalışma ekip planını ve bina tarafındaki güvenlik ile asansör koordinasyonunu etkiler, bu da teklife yansır. Aşamalı taşımada her dalga ayrı bir operasyon günü sayılır. Buna karşılık tek hafta sonuna sıkıştırılan büyük bir taşıma daha kalabalık ekip gerektirir. Hangi modelin kurumunuz için daha az kesinti yarattığını keşifte birlikte tartar, iki senaryoyu gerekirse ayrı ayrı fiyatlarız. Gece yüklemesinde bina güvenliğinin mesaisi de uzar ve bazı yönetimler bu bedeli kiracıya ayrıca yansıtır.
İki binanın koşulları
Yükleme rampası ve geniş yük asansörü olan bir plazadan aynı özellikte bir binaya geçiş en kısa senaryodur. Yük asansörünün küçük olması, rezervasyonun yalnız belirli saatlerde verilmesi, aracın binaya uzak bir yükleme noktasında durması ya da yeni binada henüz çalışmayan bir asansör, süreyi belirgin biçimde uzatır. Bina yönetimlerinin taşıyıcı firmadan sorumluluk sigortası belgesi, ekip listesi ya da depozito istemesi de sık rastlanan bir durumdur. Bunların hepsi keşif raporuna yazılır. Kabine sığmayan büyük toplantı masası ya da tek parça dolap için merdiven ya da dış cephe mobil asansörü planlanır ve ayrı kalem olarak gösterilir.
Mobilya demontajı ve yeni yerleşim
Tek parça masalar hızlı taşınır. Birbirine bağlı çalışma istasyonları, bölme panelleri, kablo kanallı masa sistemleri ve duvara sabit dolaplar ise söküm ve kurulum ister. Yeni ofiste yerleşim eskisinden farklıysa, örneğin kapalı odalardan açık ofis düzenine geçiliyorsa, kurulum planı sıfırdan yapılır ve bazı parçaların yeni ölçüye uyarlanması gerekebilir. Uyarlama için mobilya üreticinizin ya da iç mimarınızın onayını alırız. Demontaj ve montaj süreleri teklifte ayrı satırda görünür. Kurulumda parça eksik çıkmaması için her istasyonun vida ve bağlantı elemanları masa koduyla etiketlenmiş torbada saklanır.
Geçici depolama ve kullanılmayacak mobilya
Yeni ofisin tadilatı gecikirse ya da bazı mobilyalar yeni düzene girmeyecekse eşya bir süre depoda kalabilir. Fotoğraflı envanterle yapılan bu saklama teklifte aylık kalem olarak yazılır; ayrıntı için eşya depolama sayfasına bakabilirsiniz. Kullanılmayacak mobilyanın başka bir şubeye götürülmesi ya da belirlediğiniz bir alıcıya teslim edilmesi de ayrı satırdır. Bu parçaları envanterde "gitmeyecek" etiketiyle işaretlemek, taşınma günü karışıklığı önler ve gereksiz hacmi kamyondan çıkarır. Depoya giren mobilya battaniyeyle sarılıp ezilmeyecek biçimde istiflenir; depodan yeni ofise ikinci teslim ayrı bir sefer olarak hesaplanır.
On masaya kadar küçük bir ofis için tipik bant 20.000–35.000 TL'dir (KDV hariç); bu senaryo 20–35 m³ hacim, 4–6 kişilik ekip ve mesai dışında bir günlük operasyon varsayar. Arşiv yoğunluğu, sunucu odası, aşamalı taşıma, ilçeler arası mesafe ve sistem mobilya bandı yukarı taşır. Ofis ölçeğinde geçici depolamanın aylık bandı 5.000–7.500 TL'dir. On masanın üzerindeki kurumlarda tutar, keşif sonrası yazılı teklifte masa, arşiv ve IT kalemleri ayrı ayrı fiyatlanarak belirlenir.
Kesin fiyat, keşiften sonra kalem kalem yazılı teklifle verilir; teklifte yazmayan bir ücret taşınma günü eklenmez.
Evinizin hacmini ve kat durumunu keşifte ölçelim, fiyatı kalem kalem yazalım.
Ofis taşımasında iş sürekliliğini bozan beş hata
IT ekibini son haftada dahil etmek
Mobilya bir hafta sonunda taşınır, internet hattı taşınmaz. Servis sağlayıcının yeni adreste hat tesis etmesi, yapısal kablolamanın ve sunucu odasının iklimlendirmesinin hazırlanması taşımadan çok önce başlaması gereken işlerdir. IT ekibi süreci son hafta öğrenirse pazartesi sabahı masalar yerindedir ama kimse çalışamaz. Taşınma kararı verildiği gün IT sorumlunuzu planlama toplantısına alın, hat tesis tarihini yazılı teyit ettirin ve kesinti penceresini onun takvimine göre belirleyin. Sunucu odasının klima ve enerji hattı hazır değilse kabinler yeni ofise ulaşsa bile kapalı bekler. İş sürekliliği tarafının geniş bir anlatımı ofis taşımada iş sürekliliği yazısında.
Envanter yerine "herkes kendi masasını toplasın" demek
Talimat basit görünür ama sonucu tahmin edilebilir: bazı masalar üç koliye, bazıları hiç koliye girmez; kolilerin üzerinde isim vardır ama masa kodu yoktur; ortak dolaplar kimsenin sorumluluğunda değildir. Yeni ofiste koliler koridorda birikir ve çalışanlar pazartesi sabahı kendi eşyasını aramakla başlar. Masa koduna bağlı bir envanter, her çalışana verilen standart sayıda taşıma kasası ve ortak alanlar için adı konmuş bir sorumlu bu karmaşayı önler. Kişisel koli sayısı serbest bırakıldığında hacim keşifteki tahmini aşar ve gece yarısı ek sefer ihtiyacı doğar. Envanter şablonunu keşiften sonra biz hazırlarız, doldurmak birkaç saatinizi alır.
Bina yönetimlerinin kurallarını geç öğrenmek
Plazalar ve iş merkezleri, hafta sonu ya da gece çalışma için genellikle önceden yazılı izin, ekip listesi ve yük asansörü rezervasyonu ister. Bazı yönetimler taşıyıcı firmadan sorumluluk sigortası belgesi ya da depozito talep eder. Bu kurallar taşınmadan iki gün önce öğrenilirse ya tarih kayar ya da operasyon izin verilen dar saate sıkışır. Kira sözleşmesini imzaladığınız hafta iki binanın yönetiminden taşınma yönergesini isteyin ve bize iletin. Başvuru yazışmasını sizin adınıza yürütebiliriz, ancak imza yetkisi çoğunlukla kiracı kurumda kalır. Yeni binada henüz başka kiracı yoksa yük asansörünün devreye alınıp alınmadığını da yönetimin teknik sorumlusuna ayrıca sorun.
Arşiv ayıklamasını taşınma gününe bırakmak
"Taşırken ayıklarız" cümlesi sahada çalışmaz. Taşıma ekibi bir dosyanın saklanması mı yoksa imha edilmesi mi gerektiğine karar veremez, vermemelidir de. Ayıklanmamış arşiv olduğu gibi yeni ofise gider, orada da yer kaplamaya devam eder. Saklama süresi dolmuş belgelerin ayrılmasını hukuk ve muhasebe birimlerinizle taşınmadan en az birkaç hafta önce tamamlayın. İmha edilecek belgeler için kurumunuzun belirlediği yöntemi uygulayın; taşınacak arşivin hacmi netleştiğinde teklif de netleşir. Ayıklama yetişmezse ara bir çözüm vardır: kararı verilmemiş klasörler ayrı renkli kolilere girer ve yeni ofiste ayrı bir rafa alınır. Bu koliler yıllarca açılmadan kalmaya meyillidir; bu yüzden üzerlerine ayıklama için hedef tarih yazın.
Kurum tarafında tek karar vericiyi belirlememek
Taşınma gecesi saat on birde bir departman yöneticisi dolabın başka odaya gitmesini, idari işler ise plana uyulmasını ister. Sahadaki ekip iki farklı talimat arasında kalır ve bekler. Bu belirsizlik, iyi kurulmuş bir planı saatlerce geciktirebilir. Kurum tarafında karar yetkisi olan tek bir kişi belirleyin, adını ve telefonunu SLA'daki iletişim matrisine yazın. Bizim tarafımızda da muhatap her zaman operasyon sorumlusudur. Plan dışı her değişiklik bu iki kişi arasında konuşulur ve kayda geçer. Karar verici o gece sahada olmayacaksa telefonla ulaşılabilir olmalı ve yerine yetki verdiği kişiyi önceden bildirmelidir.
Bursa'da ofis taşırken karşılaştığımız yerel koşullar
FSM Bulvarı, Odunluk ve Ataevler plazaları
Nilüfer'deki bu iş merkezlerinde hafta sonu çalışma izni, yük asansörü rezervasyonu ve güvenliğe ekip listesi bildirimi olağan taleplerdir. Otopark girişi kamyon yüksekliğine uymayabilir; yükleme noktasını keşifte belirleriz. İlçe hakkında genel bilgi Nilüfer sayfasında.
Organize sanayi bölgelerindeki idari binalar
BOSB, DOSAB ve Nilüfer OSB içindeki idari ofislerde bölge girişi ve fabrika güvenliği ayrı prosedür uygular; vardiya değişim saatlerinde servis trafiği yoğunlaşır. Üretim alanını da kapsayan projelerde fabrika ve makine taşımacılığı planı devreye girer.
Hanlar Bölgesi çevresindeki iş hanları
Osmangazi'de Kapalıçarşı ve Hanlar Bölgesi çevresindeki eski iş hanlarında araç erişimi sınırlıdır, merdivenler dar ve asansörler küçüktür. Bu adreslerde yük panelvanla aktarılır, operasyon da çarşının kapandığı saatlere planlanır.
Ağır vasıta saatleri ve gece yüklemesi
Bursa'da ağır tonajlı araçların şehir merkezine girişi sabah ve akşam yoğun saatlerde UKOME kararıyla kısıtlanır, güncel saatleri Büyükşehir Zabıta Dairesi'nden teyit ederiz. Akşam kısıtı bittikten sonra başlayan yükleme hem bu engeli hem de İzmir Yolu ve Ankara Yolu trafiğini aşar.
Ofis ve kurumsal taşımacılık hakkında sık sorulan sorular
Planın hedefi, çalışma saatlerindeki kesintiyi en aza indirmektir. Operasyonun büyük kısmı cuma akşamı, hafta sonu ya da gece yapılır. Çalışanların mesai içinde yapması gereken tek iş, taşınmadan bir iki gün önce masa içeriğini kendilerine verilen kasaya koymaktır. IT sistemlerinin kapalı kalacağı süre, IT ekibinizle birlikte belirlenen kesinti penceresiyle sınırlıdır ve SLA'ya yazılır. Büyük kurumlarda aşamalı taşıma seçilirse her dalga yalnız ilgili departmanı etkiler.
Taslakta operasyonun başlangıç ve bitiş saatleri, masaların ve sunucu odasının hazır olacağı hedef saatler, taşınan kalemlerin kapsamı, iki taraftaki yetkili kişiler ve telefonları, plan dışı değişikliğin nasıl onaylanacağı, hasar bildirimine 48 saat içinde dönüş ve teslim tutanağı koşulu yer alır. Sigortaya ilişkin madde ise taşıyıcı sorumluluk sigortası mı, ev eşyası nakliyat sigortası mı olduğu ve limitiyle birlikte ayrıca okunmalıdır. Kurumunuzun kendi sözleşme şablonu varsa onu esas alırız. Konunun ayrıntısı için kurumsal taşınmada sözleşme ve SLA yazısına bakın.
Cihazların kapatılması, bağlantılarının sökülmesi ve yeni ofiste ağ ile sistem yapılandırması IT ekibinizin ya da IT tedarikçinizin işidir. Biz ambalaj, fiziksel taşıma, kabinlerin ve cihazların yeni odada yerine konması ile kablo poşetlerinin doğru cihaza ulaştırılmasını üstleniriz. Rack kabinin dolu mu boş mu taşınacağına üretici bilgisine ve IT sorumlunuzun kararına göre birlikte karar veririz. Sunucu yüklemesi ve boşaltması sırasında IT yetkilisinin sahada bulunmasını isteriz.
Satın alma birimleri farklı belge listeleriyle çalışır; tek bir liste varsaymak yerine sizin listenizi esas alırız. Keşiften önce istenen belgeleri bize gönderirseniz hangilerini sağlayabileceğimizi yazılı olarak bildiririz. Kalem kalem teklif ve SLA taslağı her kurumsal teklifte standart olarak bulunur. Fatura ve ödeme koşulları, sözleşme aşamasında satın alma prosedürünüze göre netleştirilir. Plaza yönetiminin talep ettiği ekip listesi de bu dosyayla birlikte hazırlanır; yönetim ayrıca sorumluluk sigortası belgesi istiyorsa bunu keşiften önce belge listenize ekleyin. Teklif 15 gün geçerlidir.
Bu dosyalar ayrı bir koli grubunda, numaralı ve mühürlü kolilerle taşınır. Her koli sayım tutanağına işlenir, yükleme ve boşaltmada sayım tekrarlanır ve karşılıklı imzalanır. Ekip dosya içeriğini açmaz, koliler araçta kilitli kasada kalır ve ara noktada bekletilmez. Mühür numaraları tutanağa yazıldığı için yeni ofiste hiçbir koli mührünün açılmadığı tek bakışta kontrol edilir. Kişisel verilerin korunmasıyla ilgili kurumsal yükümlülüklerin nasıl karşılanacağını hukuk biriminizle teyit etmenizi öneririz; talep ettiğiniz ek kontrol adımlarını plana ekleriz.
Evet. Birden fazla katı ya da departmanı olan kurumlarda aşamalı taşıma çoğu zaman daha az kesinti yaratır. Her dalga ayrı envanter, ayrı kesinti penceresi ve ayrı teslim tutanağıyla yürür. İlk dalga genellikle daha az kritik birimlerle başlar, böylece yeni binadaki yük asansörü, güvenlik ve yerleşim düzeni sahada denenmiş olur. Dalgalar arasında eski ve yeni ofisin aynı anda çalışacağı dönem için ortak kullanılan cihaz ve belgelerin hangi binada kalacağını planlarız.
Envanter aşamasında bu parçalar "gitmeyecek" etiketiyle işaretlenir ve taşınma planından çıkarılır. Sonrası sizin kararınıza bağlıdır: başka bir şubeye götürülebilir, geçici olarak depoya alınabilir ya da belirlediğiniz bir alıcıya teslim edilebilir. Her seçenek teklifte ayrı satırdır. Bu parçaların taşınma gecesi eski ofiste kalması gerekiyorsa kiraya verenle ya da bina yönetimiyle bir teslim tarihi konuşulmalıdır, aksi halde ikinci bir operasyon günü doğar.
Teslim tutanağı imzalanırken odalar birlikte gezilir, ancak bazı durumlar çalışanlar pazartesi masasına oturduğunda fark edilir. Bu durumda eksik kasa ya da hasarlı parçanın masa kodunu ve fotoğrafını operasyon sorumlusuna iletmeniz yeterlidir. Envanter ve sayım listesi sayesinde eksik bir kasanın hangi araçta ve hangi odada olduğu hızla bulunur. Bildirime 48 saat içinde dönüş yapar, hasar varsa bir sonraki adımı yazılı olarak iletiriz.