Kurumsal Taşıma Sözleşmesi ve SLA Maddeleri: Neleri Yazılı İstemelisiniz?

Kapsam tanımı: "taşıma" kelimesinin sınırını çizmek

Bir ofis taşımasında taşıyıcının işi nerede başlar, nerede biter? Teklifte "ofis taşıma hizmeti" yazıyorsa bu soru cevapsızdır. Modüler masaların sökülüp kurulması, duvara monte ekran ve beyaz tahtaların indirilmesi, kilitli dolapların anahtarlarının kimde olacağı, eski binada kalan hurda mobilyanın ne olacağı ve yeni binada eşyanın yerleşim planına göre konumlandırılması ayrı ayrı iştir. Her biri ya taşıyıcının kapsamına girer ya kurumun kendi ekibine ya da üçüncü bir yükleniciye kalır.

Sahada işe yarayan yöntem, sözleşmeye üç sütunlu bir kapsam eki koymaktır: taşıyıcıya dahil olanlar, açıkça hariç tutulanlar ve kurumun sorumluluğunda kalanlar. Sunucu ve ağ cihazlarının fiziksel taşınması çoğu zaman taşıyıcıdadır; kapatılması, kablolamanın sökülüp yeniden yapılması ve cihazların devreye alınması ise kurumun IT ekibinde ya da onun yüklenicisindedir. Bu ayrım yazılı değilse cuma gecesi sistem odasında iki ekip birbirini bekler.

Kapsam eki, teklifin kalemleriyle birebir eşleşmelidir. Keşiften sonra hazırladığımız teklif kalem kalem yazılır ve teklifte yazmayan bir ücret taşıma günü eklenmez; aynı disiplinin sözleşmede de sürmesi gerekir. Teklifte "söküm ve kurulum: 48 çalışma istasyonu" yazıyorsa kapsam ekinde de aynı sayı ve aynı tanım bulunmalı.

Son olarak değişiklik yönetimini yazın. Taşıma haftasında bir departman "bizim dolapları da alın" dediğinde bu talebi kim onaylayacak, ek bedel nasıl hesaplanacak ve onay hangi kanaldan verilecek? Sözleşmede yetkili kişi adıyla değil unvanıyla tanımlanır; onay yazılı olur. Aksi hâlde kapsam sessizce büyür, faturada ise tartışma olarak geri döner.

Envanter eki: sözleşmenin ölçülebilir hâle geldiği yer

Envanter olmayan bir sözleşmede kayıp ve hasar tartışması insanların hafızasına kalır. Oda ya da departman bazında hazırlanmış bir liste ise tartışmayı sayıya çevirir: kaç masa, kaç sandalye, kaç dolap, kaç monitör, kaç bilgisayar kasası, kaç yazıcı ve kaç arşiv kolisi. BT varlıkları için seri numarası eklenmesi, taşıma sonrası sayımda aynı cihazın gerçekten aynı cihaz olduğunu gösterir.

Çoğu kurumda muhasebe ya da BT biriminin tuttuğu bir demirbaş listesi zaten vardır. Onu sıfırdan yazmak yerine keşifte sahayla karşılaştırıp güncellemek daha hızlıdır. Listeyle sahanın tutmadığı yerler genellikle kullanılmayan depolar ve toplantı odalarının dolaplarıdır.

Envanterin ikinci işlevi yerleşimdir. Her kalem ve her koli, kat, bölüm ve masa numarasından oluşan bir kod taşır; 3-B-14 gibi. Yeni binanın yerleşim planında aynı kodlar yer alır. Böylece yükleme sırası da boşaltma sırası da bu koddan okunur ve pazartesi sabahı çalışan kendi kolisini masasının yanında bulur. Katlara farklı renkte etiket vermek, asansör önünde yığılan kolilerin ayrıştırılmasını ciddi ölçüde hızlandırır.

Ölçek için bir bant vermek gerekirse: on masaya kadar küçük bir ofis 20–35 m³ yük çıkarır, 4–6 kişilik ekiple mesai dışında bir günde tamamlanır ve fiyat bandı KDV hariç 20.000–35.000 TL civarındadır. Bandın genişliği arşiv yoğunluğundan, kat ve asansör koşulundan, söküm gerektiren mobilya oranından gelir. Masa sayısı arttıkça ekip de 12 kişiye kadar büyütülerek aynı zaman penceresi korunmaya çalışılır; tek hafta sonuna sığmayan projeler kat kat ya da departman departman fazlara bölünür.

Envanter ekinin tarihli sürümleri olmalı. Keşifteki liste ile taşıma haftasındaki liste farklılaşır; geçerli olan, iki tarafın onayladığı son sürümdür.

Teslim penceresi ve gecikme maddesi

"Taşıma hafta sonu yapılacaktır" bir teslim penceresi değildir. Pencere başlangıç ve bitiş saatiyle yazılır, arasına da kontrol noktaları konur: eski ofiste ambalajın cuma 18.00'de başlaması, sistem odasının kurum IT ekibi tarafından 20.00'de kapatılıp teslim edilmesi, yüklemenin cumartesi öğlene kadar tamamlanması, yeni binada sistem odası donanımının pazar 10.00'da IT ekibine devredilmesi ve tüm masaların pazartesi 07.00'de yerleşim planına göre hazır olması gibi.

Gecikme maddesi bu kontrol noktalarına bağlanmadıkça işlemez. Sözleşmede yalnız son saat yazıyorsa, cumartesi öğlen biriken altı saatlik gecikmeyi pazar gecesi fark edersiniz. Ara noktalar ise sorunu erken görünür kılar ve telafi planını devreye almaya zaman bırakır.

Gecikmenin kaynağını da tanımlayın. Taşıyıcının ekibi geç geldiyse bu bir durumdur; plaza yönetimi yük asansörünü rezervasyon saatinde vermediyse, kurumun IT yüklenicisi sistem odasını geç teslim ettiyse ya da eski binanın otoparkına araç alınmadıysa başka bir durumdur. Taraflardan kaynaklanmayan hâller (ağır hava koşulu, yol kapanması, resmî makam kararı gibi) ayrı bir başlıkta sayılmalı ve bu hâllerde pencerenin nasıl yeniden planlanacağı yazılmalıdır.

Bağımlılıkları kimin çözeceği de bir satırdır. Nilüfer'deki iş merkezlerinde ya da merkez ilçelerdeki plazalarda yük asansörü rezervasyonu, yükleme alanı ve hafta sonu giriş listesi bina yönetimiyle ayrı ayrı konuşulur; sokakta araç ve mobil asansör için yer gerekiyorsa ilçe belediyesinden izin istenebilir. Bu izinleri kurumun mu taşıyıcının mı alacağı yazılmazsa iki taraf da diğerinin aldığını varsayar. Bursa'nın merkez ilçelerindeki erişim koşullarına dair ayrıntıları Nilüfer taşıma sayfasında bulabilirsiniz.

Hasar, sigorta ve limitin yazılı olması

Limit rakamı olmayan bir sigorta cümlesi, sigorta değil niyet beyanıdır.

Sözleşmede "eşyalar sigortalıdır" yazması yetmez. Hangi tür poliçe olduğu, neyi kapsadığı, olay başına ve toplam limitin ne olduğu, muafiyet tutarı ve kapsam dışı hâller taşımadan önce yazılı olarak elinizde olmalıdır. Taşıyıcının sorumluluk sigortası ile eşyanın kendisini değeri üzerinden koruyan emtia poliçesi aynı şey değildir; farkı nakliyat sigortası türleri yazısında ayrıntılı anlattık. Bizim uygulamamızda kapsam, limit ve muafiyet taşımadan önce yazılı paylaşılır.

Değeri yüksek kalemler için ayrı değer beyanı isteyin. Sunucular, laboratuvar cihazları, ölçüm ekipmanı, yönetim katındaki sanat eserleri ve özel üretim mobilya genel limitin altında kalabilir. Bu kalemler envanter ekinde işaretlenir, beyan değeri yazılır ve poliçenin bu değeri karşılayıp karşılamadığı imzadan önce kontrol edilir. Karşılamıyorsa ek teminat ya da ayrı poliçe konuşulur.

Hasar prosedürü üç soruya cevap vermelidir. Hasar ne zaman tespit edilir: görünür hasar teslim tutanağına şerh olarak düşülür, koli içinde kalan ve açıldığında fark edilen hasar için ise makul bir bildirim süresi tanımlanır. Bildirim kime ve nasıl yapılır: fotoğraflı, yazılı, sözleşmede adı geçen kanaldan. Taşıyıcı ne kadar sürede döner ve tazmin nasıl yürür: onarım, yenileme ya da bedel, gerekirse ekspertiz. Bizde hasar bildirimine dönüş süresi 48 saattir.

Kapsam dışı hâlleri de açık yazın. Kurumun kendi ambalajladığı kolilerin içindeki kırılma, taşımadan önce mevcut olan arızalar ve en önemlisi veri kaybı bunların başındadır. Bir bilgisayar kasasının fiziksel hasarı sigorta konusu olabilir; içindeki verinin kaybı ise ayrı bir risktir ve yedekleme kurumun sorumluluğundadır. Bu cümle sözleşmede yoksa, olay sonrası tartışmada mutlaka ortaya çıkar.

Gizlilik, KVKK ve arşivin taşınma zinciri

Personel dosyaları, bordro klasörleri, müşteri sözleşmeleri, hasta ya da öğrenci kayıtları. Bir arşiv dolabı çoğu zaman kurumun en hassas kişisel veri yığınıdır ve taşıma sırasında birkaç saatliğine yabancı ellere geçer. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında bu verilerin korunmasından sorumlu olan kurumdur; taşıyıcı ise verilere fiziksel erişim imkânı bulan taraftır. Taşıyıcının bu ilişkideki statüsünü ve hangi ek belgenin gerektiğini kurumunuzun hukuk birimi ya da veri koruma sorumlusu belirlemelidir.

Operasyon tarafında sözleşmeye yazılabilecek somut önlemler şunlardır: arşiv kolilerinin numaralı ve bantla mühürlenmiş olarak taşınması, kilitli dolapların kilitli hâlde ve anahtarı kurumda kalarak yüklenmesi, koli sayısının çıkışta ve varışta sayılıp tutanağa geçmesi, arşiv yüklü aracın gözetimsiz bırakılmaması. Taşıma birden fazla güne yayılıyor ve ara depolama gerekiyorsa, arşivin kilitli ve erişimi kayıtlı bir alanda bekleyeceği yazılır.

Ekip de gizlilik zincirinin parçasıdır. Sahaya girecek personelin listesi önceden kuruma bildirilir ve bina güvenliğiyle paylaşılır. Gizlilik taahhüdünün imzalanması, ofis içinde fotoğraf çekilmemesi, masa üzerinde bırakılmış belgelere dokunulmaması gibi kurallar sözleşmeye ya da ekine girer.

Taşınmayacak evrakın imhası ayrı bir iştir. Taşıyıcının kapsamında değilse bu açıkça yazılır; imha gerekiyorsa tutanaklı imha hizmeti veren bir yükleniciyle ayrıca çalışılır. "Eski binada kalanlar atılsın" talimatının içinde bir kutu personel dosyası olmadığından emin olmak kurumun işidir.

Alt yüklenici ve iş güvenliği maddeleri

Pazartesi kapıya gelen ekip, teklifi veren firmanın ekibi mi? Kurumsal projelerde bazı işler doğası gereği uzman bir yükleniciyle yapılabilir: ağır makine için vinç, kablolama, özel kasa üretimi, kule tipi asansör kurulumu. Bunda bir sakınca yoktur; sakınca, kurumun bunu taşıma günü öğrenmesidir.

Sözleşme alt yüklenici kullanılabilecek kalemleri listeler, yeni bir alt yüklenicinin kurumun yazılı onayına bağlı olduğunu yazar ve sorumluluğun ana yüklenicide kaldığını belirtir. Alt yüklenicinin çalışanlarının sigorta kapsamında olup olmadığı ve gizlilik taahhüdünün onları da bağlayıp bağlamadığı ayrıca sorulmalıdır.

İş sağlığı ve güvenliği tarafında her iki tarafın da mevzuattan doğan yükümlülükleri vardır; ayrıntıyı kurumunuzun İSG uzmanıyla netleştirin. Sözleşmede operasyonel olarak görmek istediğimiz satırlar şunlardır: sahaya girişte kısa bir saha kuralları brifingi, kişisel koruyucu donanım (iş eldiveni, iş ayakkabısı, sanayi alanında baret ve yelek), ağır kaldırma işleri için yazılı kaldırma planı, forklift ya da vinç kullanılacaksa operatör belgelerinin kopyası. Acil çıkış yollarının ve yangın kapılarının koli ya da mobilyayla kapatılmaması da maddeler arasında yer almalıdır.

Üretim tesislerinde sınır çizgisi daha keskindir. Makinenin enerjisinin kesilmesi, basınçlı hatların boşaltılması ve kilitleme ile etiketleme uygulaması kurumun teknik ekibinde kalır; taşıyıcı, enerjisi kesilmiş ve kendisine yazılı teslim edilmiş makineyle çalışır. Bu devir anının tutanağa geçmesi, fabrika ve makine taşımacılığında sözleşmenin en önemli satırlarından biridir.

Kabul kriterleri ve teslim tutanağı

İş ne zaman bitmiş sayılır? Taşıyıcının son koliyi indirdiği an mı, yoksa çalışanların masasına oturup bilgisayarını açabildiği an mı? Kabul kriteri yazılmamış bir sözleşmede bu iki an arasındaki boşluk, fatura ödemesinin askıda kaldığı boşluktur.

Ölçülebilir kabul kriterleri envanter ve yerleşim planına dayanır. Envanterdeki her kalem yeni binada plandaki koduna göre konumlandırılmış olmalı, koli sayısı çıkış sayımıyla tutmalı, sökülen mobilyalar kurulmuş ve dengesi ayarlanmış olmalı, ambalaj atıkları toplanmış, asansör kabini ve koridorlardaki koruma kaplamaları sökülmüş olmalıdır. Eski binanın boş teslim edilmesi kapsamdaysa bu da kriterler arasına girer.

Teslim tutanağını kimin imzalayacağı önceden belirlenir; imzalayan kişinin kurum adına kabul yetkisi olmalıdır. Tutanakta şerh düşme hakkı, açık kalan işlerin listesi ve bu işlerin kapatılma süresi yer alır. Her taşımanın sonunda eşyaların durumunu kurum temsilcisiyle birlikte kontrol eder ve tutanağı bu kontrolden sonra imzalatırız.

Fazlara bölünmüş projelerde her faz için ayrı tutanak düzenlemek iki tarafı da korur. Ödeme takvimi fazlara bağlandığında, bir kattaki eksik iş diğer katların kabulünü ve ödemesini kilitlemez.

Cezai şart: caydırıcı ama dengeli bir madde

Satın alma birimleri sıklıkla yüksek ve tek taraflı bir cezai şartla sözleşmeyi güvenceye aldıklarını düşünür. Uygulamada sonuç çoğu zaman tersidir: işini ciddiye alan yükleniciler bu riski fiyata yansıtır ya da teklif vermekten vazgeçer, maddeyi okumadan imzalayan ise gerçekten gecikme olduğunda uzun bir hukuki süreci göze alır. Kurum da elinde uygulanması tartışmalı bir maddeyle kalır.

Dengeli bir madde birkaç ölçüyü gözetir. Ceza, ölçülebilir bir kontrol noktasına bağlanır; "makul sürede" gibi ifadeler tartışma üretir. Tutar, gecikmenin kurumdaki gerçek maliyetiyle orantılıdır ve bir üst sınırı vardır. Madde karşılıklıdır: plaza yönetimi yük asansörünü vermediği için bekleyen ekibin bekleme bedeli de aynı sözleşmede tanımlanır. Cezai şartın geçerliliği, miktarı ve tacirler arasındaki uygulaması hukuki değerlendirme gerektirir; oranı hukuk biriminizle birlikte belirleyin.

Aşağıdaki tablo, bu yazıdaki maddelerin sözleşmede nasıl görünmesi gerektiğini ve eksik kaldığında sahada neyle karşılaşıldığını bir arada gösteriyor.

İmzadan önce masaya kimler oturmalı?

Sözleşme taslağını yalnız satın alma birimi okuduğunda maddeler fiyat ve ceza ekseninde şekillenir. Oysa kapsamın yarısı IT'nin, erişim koşullarının tamamı tesis yönetiminin, kaldırma ve saha kuralları İSG uzmanının, arşiv maddeleri hukuk ya da veri koruma biriminin alanındadır. Bu kişilerin taslağı imzadan önce birlikte okuması, taşıma haftasında çıkacak soruların çoğunu masada çözer.

Okumayı bir senaryo provasıyla yapın. Taslağı açın ve saat saat yürüyün: sistem odası cuma kaçta kapanıyor, kim kapatıyor, yük asansörü kaça kadar bizde, arşiv kolileri hangi araçta ve kimin gözetiminde, pazar sabahı sistem odasını kim teslim alıyor, pazartesi 07.00'de tutanağı kim imzalıyor? Cevabı sözleşmede bulunmayan her soru, eklenmesi gereken bir satırdır. İş sürekliliği tarafındaki planlamayı ofis taşımada iş sürekliliği yazısında ayrıca ele aldık.

Somut bir başlangıç önerisi: taşıma tarihinizden en az birkaç hafta önce keşif isteyin ve keşfe tesis yönetiminden ve IT'den birer kişiyle katılın. Keşifte envanter taslağı ile kapsam ekinin ilk sürümü birlikte çıkar; yazılı ve kalem kalem teklifimiz en geç 24 saat içinde gelir ve 15 gün geçerlidir. Bu süre, taslağı yukarıdaki tabloya göre okumanıza ve hukuk biriminize göndermenize yeter. Ofis taşımacılığı kapsamımızı inceleyebilir, keşif talebinizi doğrudan teklif formundan iletebilirsiniz.